پس از چاپ کتاب جهت ترخیص کتاب از چاپخانه، انتشارات کتاب میبایست چند نسخه از کتاب به همراه چند فرم اعلام وصول را تکمیل و به وزارت فرهنگ و ارشاد جهت تأیید تحویل دهد همچنین چند نسخه نیز میبایست به مرکز اسناد و کتابخانه ملی و یک نسخه نیز میبایست به خانه کتاب ارسال شود. برای اعلام وصول و ثبت کتاب انتشارات می بایست برای تیراژ ۱۰۰۰ نسخه تعداد فرم ها و کتاب های زیر را تحویل دهد:
برای ارشاد ۳ نسخه ( یک نسخه برای کارشناسان چاپ و نشر، یک نسخه دبیرخانه، یک نسخه جهت ارسال به خانه کتاب)
کتابخانه و مرکز اسناد کتابخانه یک نسخه
یک نسخه نیز نزد ناشر می ماند
۵ نسخه جهت اداره ارشاد (۴ نسخه در ارشاد می ماند و یک عدد به خانه کتاب ارسال می شود)
۲ نسخه به کتابخانه و مرکز اسناد
معمولاً ۱۰ روز بعد از رسیدن یک نسخه از کتاب به همراه فرم اعلام وصول به خانه کتاب واقع در خیابان انقلاب تهران، کتاب ثبت میگردد و وضعیت شابک کتاب در سامانه شابک از حالت در دست چاپ به حالت چاپ شده تبدیل میگردد که این امر نشان دهنده ثبت نهایی کتاب میباشد. پس از ثبت نهایی کتاب نویسندگان می توانند کتاب خود را با مشخصات درج شده در قسمت فیپا در خانه کتاب جمهوری اسلامی ایران جستجو کنند، در ضمن نسخه ای از کتاب نویسندگان به صورت فیزیکی (به عنوان سند) در کتابخانه ملی ایران نیز نگهداری خواهد شد.
موسسه هورین در این زمینه می توانند به شما یاری برسانند.